10 הדיברות לניהול משפטי של כל עסק

מערכת יחסים בריאה מתחילה בתיאום ציפיות

האנשים הראשונים שאיתם אנחנו עושים עסקים הם בדרך כלל השותפים שלנו. עכשיו אנחנו בטוחים שאנחנו match מהשמיים, וזה אולי גם נכון. יחד עם זאת, אני יודע בעיקר מה התסריט שיש לי בראש היום, אבל לא יודע מה התסריט שיש לשותפים שלי בראש, ולא יודע מה יהיה התסריט שיקרה בפועל בשנים הקרובות.

כשאני מדבר על תיאום ציפיות, אני מתכוון לשיחה (או סדרה של שיחות) עמוקה, בה מנסים לדבר על הכל – איך כל אחד רואה את העתיד, לאן העסק אמור להוביל: לא רק מה נמכור ומי יהיו לקוחות – אלא איך הוא יתנהל, מה עושים כשקורים מצבים לא צפויים או משברים, איך נקבל החלטות (ואיך נתגבר על מחלוקות בקבלת ההחלטות), מאיפה נביא כסף ביום סגריר ועוד.

תיאום הציפיות הזה בא לידי ביטוי בסופו של דבר בהסכם שינוסח על ידי עורך דין, ויקרא "הסכם שותפים" או "הסכם מייסדים". ההסכם בנוי מפרקים שעוסקים באופן ההפעלה של העסק. ממש כמו הוראות שימוש.

לטעמי, התהליך של השיחות לקראת הכנת ההסכם חשוב לא פחות מההסכם עצמו. אף פעם לא נצליח לחשוב על כל הדברים. אבל התהליך הזה עוזר לנו להכיר אחד את השניה, למסד תהליכי עבודה, חשיבה וקבלת החלטות, ולדמות קצת מה יקרה כשנגיע לצמתים.

חברה בע"מ או לא?

לשאלה איך נתאגד יש כמה שיקולים. המרכזיים בהם הם שניים: 

• שיקול כספי – מחולק גם הוא לשאלת ההוצאות של ניהול חברה מול הוצאות של ניהול עסק שאינו מאוגד כחברה, ולשאלת המיסוי ששונה מיחיד/שותפות לחברה. אלו שאלות שמי שיענה עליהן הוא/היא רואה החשבון שלכם.
• שיקול משפטי – חברה, בניגוד לשותפות, היא תאגיד שמהווה אישיות משפטית נפרדת. המשמעות – ברירת המחדל היא, שהתחייבויות של העסק הן של החברה ולא אישיות של השותפים/בעלים/יזמים. זה משמעותי במיוחד בעסקים שעובדים עם לקוחות וספקים, ודברים קורים. החבות של בעלי המניות בחברה (מלבד במקרים ספציפיים שהוגדרו בחוק או במקרים שבהם יש זדון) מוגבלת פחות או יותר עד לגובה ההשקעה שלהם (כן, אף אחד לא מבטיח שההשקעה תחזור…).

הסכמים טובים הם הסכמים שמותאמים לעסק הספציפי שלך

כל עסק מורכב מאנשים אחרים, עם אופי אחר. כל עסק נמצא בסביבה עסקית אחרת, עם רגולציה אחרת ועם ספקים ולקוחות בעלי אופי אחר. הרשת, לעומת זאת, מלאה בהמון "דוגמאות", "טמפלטים" וכדומה. חלקם טובים יותר וחלקם טובים פחות. מה שבטוח – אף אחד מהם לא נבנה במיוחד עבור העסק הספציפי שלך ולא לקח בחשבון את המאפיינים הייחודיים של העסק ושלך.

אמון בינינו ובין הלקוחות יהיה רק אם נכבד את הפרטיות שלהם

במיוחד היום, כשהפרטים של הלקוחות שלנו נמסרים לנו יחסית בקלות, בין אם ברשת ובין אם במקום העסק, אנחנו מחזיקים ברשותנו מידע שלפעמים הוא רגיש. הלקוחות שלנו (או המשתמשים באתר, לצורך העניין) סומכים עלינו – שנשמור על המידע מפני סיכונים (כמו למשל פריצות לאתר), שנעשה שימוש במידע רק לצרכים שלשמם הוא נמסר (ולא נעביר אותו למשל לגורמים אחרים ללא רשות) ושאם ירצו – יוכלו לבקש להסיר את עצמם.

גם כאן – יש מקום לתיאום ציפיות. את זה ניתן לעשות במסגרת מסמך משפטי שנקרא "מדיניות פרטיות" ויציב בפני הלקוחות שלנו את השאלות והתשובות סביב נושא השמירה והניהול של המידע שלהם.

חשוב להדגיש, שחלק מהנושאים שקשורים בפרטיות הלקוחות שלנו גם נקבעו בחוקים, כמו חוק הגנת הפרטיות וכמו התיקון לחוק התקשורת, המכונה "חוק הספאם". לא מעט תביעות מתקבלות כנגד עסקים ששולחים הודעות שיווקיות ללא רשות. רבות מהן – דווקא כנגד עסקים קטנים שמתוך תמימות, חוסר מודעות או חוסר זהירות שלחו הודעות ללקוחות. שימו לב.

כדאי גם לשים לב שאם המידע של הלקוחות מוחזק בשרתים שנמצאים בחו"ל, או אם אנחנו מחזיקים במידע של לקוחות שאינם תושבי ישראל, יתכן שנהיה כפופים גם לחוקים של מדינות זרות ויש להתייעץ בנושא עם עורך דין.

יש לאפשר ביטול עסקה בהתאם לחוק

במדינת ישראל יש חקיקה צרכנית נרחבת. לא ניכנס לכל הכללים, אבל חשוב להכיר בכך שחוק הגנת הצרכן וכן תקנות שתוקנו מכוחו קובעים כללים לביטול עסקה לפי סוגי שירותים ומוצרים. בחוק הגנת הצרכן, למשל, קיים פרק שעוסק בביטול עסקת "מכר מרחוק" (כלומר עסקה שמבוצעת בלי שהלקוח מגיע לבית העסק – כמו למשל רכישה אינטרנטית), ותקנות הגנת הצרכן (ביטול עסקה) עוסקות בשורה של עסקאות שיש עליהן זכות ביטול – כל עסקה ודרכי הביטול שנקבעו עבורה, כל מוצר וזמני הביטול שנקבעו לגביו.

הכירו את הסביבה המשפטית שבה אתם מצויים

עוד דבר שלא חסר בישראל זה רגולציה. יש שיאמרו – יותר מדי, יש שיאמרו – מעט מדי. מה שבטוח, הוא שכמו שעושים מחקר שוק על הלקוחות, וכמו שבודקים מי הספקים, צריך להכיר בחוקים הייחודיים לתעשייה שלנו ולמדינה בה אנחנו פועלים. דיברנו על חוקי הצרכנות והפרטיות, ויחד איתם צריך להכיר בחוקי העבודה, בחוקי הגנת הסביבה ורישוי עסקים, ועוד חוקים שייחודיים לתעשייה שלנו. מומלץ שיהיה לכם עורך דין שמכיר את הסביבה הספציפית שבה אתם פועלים, ויש נישות מסוימות שבהן עורכי דין עם התמחות ספציפית לנישה.

להעסיק עובדות ועובדים זו אחריות

אכיפת חוקי העבודה הולכת ומתהדקת לאורך השנים, ונראה שזה רק יחמיר. העסקה צריכה להיות הוגנת, אבל גם לקחת בחשבון שורה של נקודות שלא תמיד חושבים עליהן מראש, כמו שקיפות ובהירות התנאים (חוזה מסודר, הודעה על תנאי העסקה, תלוש שכר ברור ומפורט), הקפדה על שעות עבודה ומנוחה לפי החוק, חוקים המגנים על אוכלוסיות שנחשבות כמוחלשות ואופן ההתייחסות לסיום יחסי עובד ומעביד.

מעבר לכך, עסקים רבים עובדים עם "פרילנסרים" שאופן העבודה איתם כמעט זהה לאופן העבודה של שכירים. חשוב להבין שהעובדה שעובדים עם מישהו "עם חשבונית" לא מבטלת אוטומטית את האפשרות שקיימים יחסי עובד ומעסיק, ויש להתייעץ עם עורך דין ולהבין אם קיים סיכון כזה.

עבודה עם ספקים וקבלני משנה – רק על בסיס הסכמים כתובים

אם הזכרנו ספקים וקבלני משנה (פרילנסרים) – כאן חשוב מאוד תיאום ציפיות שבא לידי ביטוי בהסכם כתוב ומסודר. מעבר לשאלת תיאום הציפיות, צריך לעסוק כאן בתנאי התשלום (שוטף + מתישהו), בסודיות המידע שהספק מקבל ושייך לכם או ללקוחות שלכם ועוד. תשומת לב מיוחדת צריכה להינתן במקומות שבהם הספק מייצר עבורכם קניין רוחני. למשל – אם עיצב את הלוגו שלכם, כתב עבורכם תוכן שיווקי או פיתח עבורכם תוכנה. חוק זכות יוצרים קובע, שהזכות על יצירה כזו היא למי שיצר אותה – אלא אם קיים הסכם (מפורש או משתמע) בין הצדדים שאומר אחרת. אם יש לכם הסכם וההסכם אומר שזכות היוצרים שלכם – זה עשוי לפתור זאת (בהנחה שמנוסח כראוי).

טוב שם משמן טוב

אם כבר הזכרנו קניין רוחני…השם של העסק, בהנחה שהוא מבדל אותנו באופן ייחודי, יכול להיות כלי קריטי במיתוג שלנו ובהתמודדות עם מתחרים. אם נתנהל נכון מבחינה משפטית, ובהתייעצות עם עורך דין נרשום סימן מסחר על השם, או על הלוגו שלנו – נוכל לקבל מונופול על השימוש בשם/לוגו. יש לכך כללים שחשוב לפעול על פיהם ולא כל שם ניתן לרשום.

שמרו על קשר עם עורכ.ת הדין שלכם גם כשאין שאלה משפטית בטווח המיידי

נכון שיש עסקים בהם לא בכל יום או אפילו לא בכל חודש יש שאלה משפטית. יחד עם זאת, המקום שבו הכי חשוב לנו לקבל ערך מיועצים הוא מה שאנחנו לא יודעים שאנחנו לא יודעים. לכן חשוב שנהיה בקשר שוטף עם עורך או עורכת הדין שלנו ונעדכן אותם במה שמתרחש אצלנו בעסק. הערך יכול להיות כפול – קודם כל יתכן שיתריעו בפנינו על נקודות משפטיות שבכלל לא ידענו שרלוונטיות, ומעבר לכך, הם יוכלו לתת לנו לפעמים גם תובנות (לאו דווקא משפטיות) מניסיונם עם עסקים דומים.